「在庫ありますか？」「いつ出荷？」にその場で答える。製造業のAI電話活用

「A-100の在庫、あといくつありますか？」「先週注文した分、いつ出荷ですか？」——製造業の営業や受注の担当者には、取引先からこうした確認の電話が毎日のようにかかってきます。

そのたびに、見積書づくりや商談の準備を中断し、在庫管理や受注管理のシステムを開いて調べる。担当者が外出中なら、折り返しになります。一件一件は短い確認でも、積み重なると本来の仕事の時間を大きく削っています。

本記事では、在庫・受注システムと連携し、在庫や納期の問い合わせにその場で答えられるAI電話を、製造業でどう活用できるかを場面ごとにご紹介します。

製造業にかかってくる電話

メーカーの営業・受注部門にかかってくる電話は、大きく次の4つに分けられます。

どの電話も、答えるには在庫管理や受注管理のシステムで最新の状況を確認する必要があります。そのため、営業や受注の担当者が手を止めて調べることになります。

さらに、製造業の電話には特有の事情があります。

• 担当者がいないと答えられない：取引先ごとに担当営業が決まっているため、外出中や商談中は折り返しになりがちです

• 確認の電話は短いが、件数が多い：1件は数分でも、そのたびに作業が中断されます

• 回答が遅れると取引に影響する：取引先も自社の生産や出荷の予定を立てているため、すぐに答えがほしい場面が多くあります

受付だけのAI電話では、「担当者から折り返します」と返すしかありません。確認の電話が「折り返しの作業」に変わるだけで、担当者の負担は減りません。

在庫・受注システムと連携したAI電話でできること

AI電話を在庫管理・受注管理のシステムとつなぐと、取引先からの確認電話にその場で対応できるようになります。仕組みの詳細は「業務システム連携型AI電話とは」で解説しています。

場面① 在庫を答える

取引先：「A-100の在庫はありますか？」
AI電話：「はい、A-100は現在120個の在庫がございます。ご注文をお受けしましょうか？」

在庫管理システムで品番ごとの在庫を確認し、その場で数量まで答えます。担当者が外出中でも、取引先を待たせません。

場面② 納期・出荷状況を伝える

取引先：「先週注文した分、いつ出荷ですか？」
AI電話：「ご注文を確認しました。10月15日に出荷予定です。出荷後にお問い合わせ番号をメールでお送りします」

取引先を確認したうえで、受注管理システムから該当する注文を探し、出荷予定を答えます。一番件数が多い「納期の確認」を任せるだけでも、担当者の負担は大きく変わります。

場面③ 追加注文を受け付け、受注登録まで行う

取引先：「同じものを、あと10個追加でお願いしたいです」
AI電話：「A-100を10個、前回と同じお届け先でよろしいですか？ご注文を承りました」

在庫と取引条件を確認して注文を受け付けます。受注管理システムとの連携を作り込めば、電話の内容をそのまま受注データとして登録するところまで自動化できます。電話メモからの転記も、入力ミスもなくなります。

場面④ 修理・部品の問い合わせに対応する

取引先：「買った機械の交換部品を注文したいのですが」
AI電話：「型番を確認しました。こちらの部品は在庫がございますので、このままご注文をお受けできます」

製品と部品の情報をもとに、交換部品の案内や修理の受付を行います。技術的な判断が必要な内容は、担当部署に引き継ぎます。

また、AI電話は英語にも対応しているため、海外の取引先からの在庫確認や納期確認にも同じように対応できます。

※会話はイメージです。実際の対応内容は貴社の業務とシステムに合わせて設計します。

導入前に決めておきたいこと

製造業でAI電話を活用するには、次の3点を先に決めておくことが大切です。

1. 取引先の確認方法：注文内容や取引条件を答えるため、発信元の電話番号や取引先コードなどで、相手を確認する方法を決めておきます

2. 担当営業に引き継ぐ場面：価格交渉や新規の見積依頼、クレームなどは、担当営業につなぐルールを決めておきます

3. どの問い合わせから始めるか：在庫確認や納期確認など、件数が多く答えがはっきりしている問い合わせから始めると、効果が出やすくなります

AIにすべてを任せるのではなく、「確認の電話はAI、交渉や提案は営業」と役割を分けるのが成功のポイントです。

業務システムを開発してきたBorderZだからできること

在庫・受注システムと連携したAI電話では、AIそのものよりも「つなぎ込み」と「業務設計」が成果を左右します。BorderZは、業務システムやSaaSの開発を手がけてきたソフトウェア開発会社です。

• 既存の業務システムとつなげる：在庫・受注・生産管理など既存のシステムとの連携を、データの流れまで考えて設計します

• 受注登録まで作り込める：電話で受けた注文を、入力チェックを通してから受注データとして登録するところまで、電話の後ろにある業務も作り込めます

• 小さく始めて育てる：在庫確認だけ、特定の品番だけといった範囲から始め、アジャイル開発で対応範囲を広げていけます

まとめ

製造業にかかってくる電話の多くは、在庫や納期の「確認」です。在庫・受注システムと連携したAI電話なら、取引先を待たせずにその場で答え、営業や受注の担当者が本来の仕事に集中できるようになります。

「うちの取引先からの電話でも使えるか」「今の在庫・受注システムとつなげられるか」といった段階から、お気軽にご相談ください。